Хранение документов дома — вопрос, который вызывает у большинства людей уныние и желание подумать о чем угодно другом. Коробки с бумагами почти всегда представляют собой нечто невразумительное, а найти там необходимое оказывается практически невозможно.
Мы изучили опыт людей, помешанных на порядке, а также работу профессионалов — компаний, оказывающих разнообразные услуги по хранению документов для бизнеса, и подготовили для вас несколько идей, как сделать ящик с документами чистым, аккуратным и логичным.
Разделить документы на бессрочные и со сроком годности
Все бумаги, которые есть у людей, делятся на те, которые нужно хранить всю жизни (или, по крайней мере, очень долго) и те, которые берегут всего несколько лет.
Идеальный вариант — завести две отдельных зоны для тех и других. В этом случае вы сможете не размышлять над «бессрочной» коробкой и не анализировать, не пора ли оттуда что-то выбросить. А работать со второй будет намного проще.
Разделите ограниченные по сроку годности бумаги по годам
Самый простой пример — квитанции по коммунальным платежам. Их по закону нужно хранить три года. Делаете папку, пишете на ней год (а лучше — тот год, когда их можно выбросить), и кладете все туда. Как только выходит срок — утилизируете, не глядя.
Создавать «электронный архив»
Практически все современные компании имеют не только бумажный, но и электронный архив. Это хорошая идея и для домашнего хранилища. Главное — сразу же сканировать или фотографировать документы, грамотно называть их, а затем помещать их в правильные папки. Тогда найти нужный файл будет проще простого, а износ бумажных документов будет намного ниже.
Разделите бессрочные документы по типу
Группы могут быть организованы так, как вам удобно. Например:
- по членам семьи;
- по тематике — на недвижимость, на машину, о здоровье, об образовании;
- сложные системы — например, задать каждой тематике свой цвет папки и поместить их в отдельные коробки по членам семьи (здоровье — красный цвет, значит все документы о здоровье мамы лежат в коробке «Мама» в красной папке и т.д.).
Главное — чтобы вам было просто ориентироваться.
Назначьте «ответственного за архив»
Если порядок в хранилище поддерживают все, значит, его не поддерживает никто. Должен быть ответственный. К примеру, за него отвечает папа. Это значит, что он должен следить за состоянием документов, знать, кто берет их, когда возвращает и контролировать, чтобы все изъятое возвращалось на место.
Это, конечно, не означает, что никто другой не может взять бумагу и положить на место. Это говорит только о том, что ответственный время от времени должен проверять, все ли в порядке.
