mts.byshop.mts.byhttps://tv.mts.by/channels/nowЦентр семейной стоматологии «Дентико»Школа Май Бэби

ГлавнаяКоротко о простомТребования к хранению документов в офисе

Требования к хранению документов в офисе

 Грамотно организованный архив открывает перед руководством компании массу возможностей, начиная с более эффективного расходования времени и заканчивая тратой меньших ресурсов на восстановление утерянных или испорченных бумаг.

Каким же образом должны храниться документы, существуют ли специальные требования, по которым нужно создавать архивы?

Законодательные требования

Важно понимать, что все бумаги компании, собранные в одном месте, – это еще не архив. Архивом они становятся после того, как будет проведена соответствующая обработка.

Нормы и правила этой обработки и оформления прописаны в «Основных правилах работы архивов организаций». Важно провести экспертизу практической и научной ценности бумаг, определить сроки их хранения, сортировать по типу и степени важности, правильно оформить, подготовить акты, уничтожить вышедшие из употребления файлы и обязательно составить каталог.

Что касается особенностей хранения документов, с этой информацией вы можете ознакомиться по ссылке.

Физические условия хранения бумаг

Документы в архиве должны храниться на бумажных носителях. Это не исключает создание электронного архива, на самом деле, такая процедура даже приветствуется, потому что во многих случаях для работы более чем достаточно электронной копии. Но полностью доверять хранение технике нельзя.

Для того, чтобы бумага старела и изнашивалась как можно медленнее, важно соблюдать следующие условия хранения:

  • затемненное помещение – важно, чтобы на листы не попадал прямой солнечный свет, лучше, если в помещении вообще не будет окон, искусственный свет тоже нужно ограничивать, бумага должна размещаться в папках и закрытых коробах;
  • умеренная температура – рекомендуется поддерживать ее в районе +18°C, более высокая температура ускоряет процесс старения листов;
  • умеренная влажность воздуха – в пределах 30-60%, более влажный воздух делает бумагу волнистой и способствует образованию грибка, а из-за более сухого листы становятся хрупкими;
  • защита от огня – важно помнить, что огонь считается главным врагом бумаги, поэтому помещение должно быть оборудовано пожарной сигнализацией, а также автоматическими средствами пожаротушения, подходящими именно для бумажных носителей;
  • защита от плесени, насекомых и грызунов – нужно предусмотреть все возможные способы защиты, к примеру, рекомендуется использовать металлическую мебель;
  • защита от перепадов условий хранения – лучше постоянные неправильные условия, чем регулярные скачки температуры, влажности и освещенности;
  • защита от доступа посторонних – архив в офисе должен закрываться на ключ, которым должны владеть два-три ответственных человека, включая руководителя.
Поделиться:

Свяжитесь с нами по телефонам:

+375 29 7 956 956
+375 29 3 685 685
realbrest@gmail.com

И мы опубликуем Вашу историю.